Chargé de collecte des fonds papiers et électroniques (secteur Conseil départemental)

Finalités du poste : 

·         Accompagner les services producteurs du Conseil départemental dans leurs opérations d’archivage.

·         Participer à la collecte et à la gestion des archives publiques.

·         Reprendre les versements de fonds déjà collectés (en archivage intermédiaire et définitif) afin d’optimiser la gestion de l’espace disponible.

·         Assurer la communication des fonds au public via le renseignement scientifique (salle de lecture et recherches).

A. Activités principales

Activité 1 : Collecte des archives publiques en format papier et électronique et assistance au contrôle scientifique et technique de la direction.

 1-1 Conseil et accompagnement des producteurs :

• Conseiller les services producteurs dans la gestion de leurs archives papier comme numériques en priorisant les visites sur site mais également la formation et le renseignement réglementaire ;

• Elaborer et mettre à jour des outils d’aide à la gestion documentaire (chartes d’archivage, tableaux de gestion, Intranet, …) ;

• Être force de proposition sur les questions de collecte des archives publiques papier et électronique, prospecter et se faire connaître auprès des producteurs.

1-2 Prise en charge et suivi des archives intermédiaires et définitives :

• Effectuer les versements et les éliminations, tous supports confondus ;

• Assurer le suivi des communications administratives, notamment des services du Conseil départemental ;

• Etablir et tenir à jour statistiques et tableaux de bord.

Activité 2 : Reprise des versements des archives intermédiaires collectés auprès des services du Conseil départemental.

 • Effectuer un examen des fonds déjà pris en charge par les Archives départementales et les réévaluer ;

• Rédiger les bordereaux correspondants et mettre à jour les outils

 Activité 3 : Renseignement scientifique

• Répondre aux demandes de recherche : effectuer les recherches et rédiger les courriers de réponse dans le respect des délais de réponse de l’administration et des procédures liées au courrier en vigueur aux Archives départementales ;

• Effectuer des permanences en salle de lecture : renseignement scientifique, magasinage, surveillance.

B. Activités spécifiques ou occasionnelles :

 • Remplacements ponctuels à l’accueil ;

• Permanences liées aux événements exceptionnels ;

• Participation aux projets transversaux du service.

CONDITIONS D’EXERCICE

- Horaires
Sur la base de 1607 heures annuelles et du règlement du temps de travail interne à la collectivité.

- Déplacements / Permis de conduire
Déplacements fréquents.

Permis B.

- Contraintes spécifiques
Permanences en salle de lecture jusqu’à 17h30,

Permanences exceptionnelles liées aux événements.

- Moyens et équipements associés
Utilisation des logiciels Arkhéïa, As@lae et Orphée.

Mise à disposition de véhicules via le Pool du Conseil départemental.

- Spécificités Hygiène et sécurité / EPI
EPI : manutention lors du magasinage et des collectes, risque d’exposition à la poussière lors des manipulations de documents

A.    Savoirs :

- Connaissance de la règlementation applicable aux archives publiques et à l’archivage électronique ;

- Connaissances en histoire ; intérêt pour l’histoire locale ;

B.    Savoir-faire :

- Appliquer les procédures,

- Maîtriser l’expression écrite et orale,

- Maîtriser les outils informatiques (suite bureautique).

 C.   Savoir-être :

- Sens du service public : courtoisie, disponibilité, ponctualité,

- Etre rigoureux, méthodique et organisé,

- Etre force de proposition et d’initiative,

- Adaptabilité et sens du travail en transversalité,

- Sens des relations humaines.

Diplôme ou niveau obligatoire requis (le cas échéant) : Licence obligatoire, master souhaitable, si possible en archivistique.