Le poste concerne les accueils sur les sites de l'Immeuble des bureaux de l'Esplanade Martial Taugourdeau à Mainvilliers et l'Hôtel du Département à Chartres.

Vous devrez, par vos compétences techniques, assurer un accueil qualitatif auprès de toute personne se présentant sur site ou contactant la collectivité.

Des missions transverses, rattachées à la vie dans les locaux, seront à mener.

Véritable ressource pour le service, vous pourrez être amener à réaliser des missions complémentaires, en collaboration avec les autres agents de l'équipe.

 Au delà de vos compétences techniques, nous recherchons une personne investie et rigoureuse avec un sens du service reconnu et une appétence pour le travail en équipe.

Activités principales :

• Accueillir toute personne (usagers, agents, élus, partenaires et entreprises prestataires);
• Gérer les appels entrants et sortants des deux sites;
• Tenir à jour les mains courantes et réaliser les statistiques (nombres d’appels, visiteurs);
• Travailler en équipe tournante sur les 2 sites concernés;
• Gérer et suivre les demandes de réservation de salles internes et externes et participer au suivi du bon déroulement des réunions (check-in et check-out);
• Gérer et suivre le pool auto de l’EMT;
• Gérer et suivre les stocks de consommables d’hygiène et fournitures de bureau, en concertation avec les équipes administratives concernées;
• Participer à la sécurisation des locaux en réalisant les levées de doute des systèmes d’alarme incendie;
• Assurer le lien avec le prestataire de gardiennage;
• Participer aux différentes missions du service Maintenance et Exploitation.

Activités spécifiques ou occasionnelles :

• Faire le lien avec les services du CEM pour l’entretien des véhicules;
• Assurer la bonne collecte par les prestataires des papiers et cartons à recycler;
• Gérer le suivi des clés à café;
• Réaliser les mises à jour des plaques de porte;
• Missions polyvalentes en renfort de l'équipe;
• Participer à des groupes de travail sur l’élaboration et le suivi de process.

Vos connaissances :

• Connaître le fonctionnement du Conseil Départemental et des services;
• Connaître l’organigramme agents et Elus;
• Connaitre les méthodes d'accueil.

Savoir-faire :

• Accueillir du public avec amabilité;
• Utiliser un standard téléphonique;
• Appliquer les procédures;
• S’adapter à une organisation polyvalente
• Utiliser les outils bureautiques et/ou informatiques;
• Savoir investiguer pour une bonne orientation des demandes;
• Savoir gérer des situations conflictuelles;
• Avoir des capacités rédactionnelles;
• Apprécier l’urgence d’une situation/Savoir alerter sa hiérarchie de manière adaptée.

Savoir être :

• Sens du service;
• Discrétion professionnelle;
• Force de proposition;
• Esprit d'équipe.